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POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (CANAL DE DENUNCIAS)
1. Objeto:
El objeto de aplicación de esta política es establecer un sistema interno de información (canal de denuncias) que permita a todas las personas vinculadas con Núñez de Arenas S.L. (empleados, colaboradores, proveedores, clientes, entre otros) reportar, de manera confidencial y segura, cualquier conducta inapropiada, ilegal o contraria a las políticas internas de la empresa que hayan presenciado o de la que tengan conocimiento.
Este sistema tiene como fin garantizar la integridad y transparencia dentro de la empresa, promoviendo un ambiente ético y seguro para todos los miembros de la organización, y asegurando que las conductas inapropiadas no queden impunes, con un seguimiento riguroso de cada denuncia.
La presente política será comunicada a todos los empleados, colaboradores y terceros pertinentes, a través de medios accesibles como la intranet corporativa, tablones informativos o correo electrónico interno, asegurando su conocimiento y comprensión.
2. Ámbito de aplicación:
El ámbito de aplicación de esta política abarca a todas las personas y entidades vinculadas con Núñez de Arenas S.L., y se extiende a:
- Empleados y extrabajadores: Todos los trabajadores, sin importar su nivel jerárquico o tipo de contrato (permanente, temporal, etc.), que forman o han formado parte de la plantilla de la empresa.
- Colaboradores y autónomos: Personas externas que, aunque no sean empleados directos, realizan actividades para la empresa bajo colaboración o contrato, tales como consultores, asesores, etc.
- Proveedores y subcontratistas: Empresas o personas que proveen bienes o servicios a Núñez de Arenas S.L., incluidas aquellas que tienen una relación contractual con la empresa.
- Accionistas o partes interesadas: Cualquier persona vinculada a la empresa que tenga un interés financiero o de otro tipo en su funcionamiento, tales como accionistas, directores o consultores.
- Terceros: Incluye a cualquier otra persona o entidad con la que Núñez de Arenas S.L. mantenga relaciones comerciales o profesionales, y que pueda tener conocimiento de una irregularidad que deba ser reportada a través del canal de denuncias.
En resumen, el ámbito de aplicación cubre tanto a los empleados internos como a todas las partes externas con las que la empresa tenga algún tipo de relación, garantizando que todos ellos puedan hacer uso del sistema de denuncias para informar sobre conductas inapropiadas o ilegales dentro de la organización.
3. Definición y acceso al canal:
El canal de denuncias es un medio de comunicación confidencial que permite a las personas informar sobre conductas sospechosas o inapropiadas, que incluyan, entre otras, violaciones de leyes, normas internas de la empresa, o comportamientos que puedan perjudicar el bienestar y la integridad de la organización y sus miembros.
Este canal estará disponible a través de los siguientes medios:
- Canal Ético y de Denuncias Internas - Núñez de Arenas S.L., accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Este canal permite la presentación de denuncias tanto identificadas como de forma totalmente anónima, garantizando el seguimiento del caso mediante un código seguro.
- Dirección postal: A/A Responsable del Sistema Interno de Información. Calle Puerto Navafría 6, 28935 Móstoles (Madrid)
4. Confidencialidad y Protección del Denunciante:
Núñez de Arenas S.L. se compromete a tratar toda la información recibida a través del canal de denuncias con estricta confidencialidad. El Responsable del Canal de Denuncias asegurará que:
- La identidad del denunciante será protegida en todo momento, excepto en circunstancias excepcionales que serán notificadas debidamente al denunciante y en cumplimiento de las normativas legales pertinentes.
- La información proporcionada será utilizada únicamente con el fin de investigar la denuncia y tomar las medidas correctivas pertinentes.
- No se permitirá ninguna represalia contra el denunciante, y cualquier intento de venganza o represalia será sancionado según las políticas de la empresa.
5. Tipos de denuncias:
El canal de denuncias estará destinado a recibir informes sobre, pero no limitados a: fraude, robo, malversación de fondos, violaciones de políticas internas, acoso laboral, discriminación, violación de la normativa vigente, y cualquier otro comportamiento ilícito o contrario a la integridad de la empresa. Los casos serán tratados de acuerdo con la gravedad de los hechos denunciados.
6. Procedimiento de Denuncia:
El procedimiento de denuncia será el siguiente:
- Recepción de la Denuncia: el Responsable confirmará la recepción de la denuncia en un plazo máximo de 7 días hábiles y proporcionará actualizaciones periódicas al denunciante sobre el estado de la investigación, siempre que sea posible sin comprometer la confidencialidad de los involucrados.
- Evaluación Preliminar: El Responsable llevará a cabo una evaluación preliminar para determinar si la denuncia es pertinente y si se requiere una investigación más profunda. En caso de que la denuncia implique directa o indirectamente al Responsable del Sistema Interno de Información, se activará un procedimiento alternativo mediante designación del órgano de administración o persona independiente designada al efecto, para garantizar la imparcialidad del proceso.
- Investigación: Si se considera necesario, se abrirá una investigación interna para aclarar los hechos denunciados. Durante esta fase, se podrán consultar con los departamentos involucrados y se podrán solicitar más detalles al denunciante, si fuera necesario.
- Medidas Correctivas: Dependiendo de los resultados de la investigación, se tomarán las medidas adecuadas, que pueden incluir acciones disciplinarias o cambios en las políticas internas de la empresa.
7. Responsabilidades del Responsable del Canal de Denuncias:
El Responsable del Canal de Denuncias tendrá las siguientes responsabilidades:
- Garantizar la correcta recepción y procesamiento de todas las denuncias.
- Proteger la confidencialidad de los denunciantes y de las personas involucradas en las denuncias.
- Asegurar que las investigaciones sean llevadas a cabo de manera objetiva, imparcial y con la debida diligencia.
- Coordinar la investigación de las denuncias con los departamentos pertinentes.
- Asegurar que se tomen las medidas correctivas necesarias y que se haga un seguimiento adecuado de cada caso.
- Actuará con total independencia, autonomía y con los medios necesarios para ejercer sus funciones conforme a la Ley 2/2023. Reportará directamente al Comité de Dirección o al órgano designado para supervisar el cumplimiento normativo.
8. Excepciones a la Confidencialidad:
Cualquier revelación de la identidad del denunciante será realizada solo en circunstancias excepcionales y conforme a la normativa legal aplicable, siempre en la medida estrictamente necesaria y bajo la supervisión del departamento legal:
- Consentimiento expreso del denunciante: Si el denunciante da su consentimiento para revelar su identidad.
- Requerimiento legal: Cuando una autoridad judicial o administrativa lo exija en el marco de una investigación o procedimiento legal.
- Circunstancias excepcionales: Cuando sea necesario revelar la identidad del denunciante para salvaguardar derechos legales, como el derecho de defensa de la persona denunciada.
9. No Represalias:
Núñez de Arenas S.L. garantiza que no se tomarán represalias de ninguna índole contra las personas que utilicen el canal de denuncias de buena fe. Cualquier acción intimidatoria o vengativa contra un denunciante será sancionada conforme a la normativa interna de la empresa, que puede incluir medidas disciplinarias graves.
10. Cumplimiento de la Legislación de Protección de Datos:
Núñez de Arenas S.L. se compromete a cumplir con todas las leyes y regulaciones relativas a la protección de datos personales (incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos – RGPD). Los datos personales recabados a través del canal de denuncias se tratarán exclusivamente para los fines de la investigación, y se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la normativa de protección de datos
11. Modificaciones de la Política:
Esta política será revisada al menos una vez al año, o cada vez que se produzcan cambios normativos, estructurales o tecnológicos relevantes que puedan afectar a su contenido o aplicación
Cualquier cambio en esta política será comunicado a través de los canales internos establecidos, y se proporcionará una copia actualizada a todos los empleados, partes interesadas y cualquier otra persona vinculada a la empresa.